FILTROS EN EXEL

Una de las utilidades más funcionales de Excel es la de Autofiltro, en especial si estás trabajando con grandes listas de información. El filtrado de filas en Excel hace que se muestren únicamente las filas que cumplen con determinada condición y se oculten el resto de las filas.

Lo primero que se necesita para utilizar los filtros de Excel es tener una tabla de datos para ser filtrados, esta tabla debe tener en la primera línea el encabezado de cada columna.

Los filtros se pueden establecer de diferentes tipos, ya sea texto, números, fechas, etc., a continuación podrás ver como se configuran los filtros. Para realizar este ejemplo podrás bajar elarchivo de ejemplo y seguir los pasos que a continuación se mencionan.

Una vez que tienes un archivo en formato tabla, seleccionas cualquier celda de los datos que quieres filtrar (es muy importante que el formato sea tipo tabla como el ejemplo.), en la banda de opciones de “Inicio” hacer clic en la opción “Ordenar y Filtrar”, con lo cual aparecerá un submenú en el que tendrás que elegir la opción “Filtro”.

Realizado lo anterior, en la parte de los títulos de la tabla en Excel aparecerán los botones de opciones de filtro  con lo que se podrán configurar las diferentes opciones de filtro.

Si estás utilizando el archivo de ejemplo se verá como sigue:

  

Ahora filtraremos para ver sólo las ventas de las impresoras “Laserjet 2100” haciendo clic en el botón de filtro de la columna “Modelo”. Posteriormente se quita la selección de todos los modelos y se selecciona únicamente el modelo mencionado, después clic en “Aceptar”. Al hacer esto, sólo se mostrarán las filas que cumplen con el criterio del filtrado especificado, es decir de las impresoras “Laserjet 2100.

Nota: Podrás ver que al tener un filtro aplicado, la imagen del botón de filtro cambia de una flecha hacia abajo por el icono de filtrado.

Para quitar el filtro, haz clic nuevamente en el botón de filtro de la columna modelo y selecciona la casilla “Seleccionar todo”. Otra opciones es hacer clic sobre “Borrar filtro” del menú de opciones del botón de filtro.

Para filtrados más avanzados puedes utilizar las opciones de Filtros de texto, Filtros de fecha, Filtros de número, etc., los cuales aparecen en el menú de filtros de acuerdo al tipo de campo de la tabla.

Por ejemplo si haces clic sobre el botón de filtro de la columna de “Modelo” podrás ver la opción “Filtros de texto” que tiene más opciones como; “Es igual”, “Comienza por”, “Contiene”, etc., al hacer clic sobre alguno de ellos podrás escribir las opciones. Digamos que quieres hacer una lista únicamente de las impresoras de tipo Deskjet, podrías elegir la opciones “Filtros de texto – Contiene” y se abrirá una ventana como la siguiente, en donde habrá que escribir “DESKJET” y hacer clic en “Aceptar” para mostrar todos los modelos Deskjet.

1. FILTROS AVANZADO EN EXCEL
2. Filtro Avanzado
   • Un Filtro avanzado permite trabajar con filtros por medio de condiciones más complejas; no muestra listas desplegables para las columnas sino tiene que escribir los criterios.
   • >50 <30 300
   • Juan *Perez* *itis Mari?
   • Los criterios son aquellas condiciones que se encuentran en otras celdas de la hoja de forma que tenemos mucha más flexibilidad y especifican las características de los registros que se incluyen en el resultado.
3. Filtro Avanzado
   • Para crear las condiciones primero copiamos la fila de nombres de campos en otro lugar de la hoja:
   • (éste ejemplo se trabaja en el libro de Excel censo.xls)
   • Si el copiado de los nombres se realiza de ésta forma no necesariamente debe ser el mismo; en un caso distinto si sería obligatorio.
4. Filtro Avanzado
   • A partir de la fila siguiente a la copia de los nombres de los campos se escriben los criterios a tener en cuenta.
   • Dentro de una fila estamos incluyendo 2 criterios, esto indica que debe cumplirse *MAR* Y LOS PINOS
   • Tenemos dos filas con criterios, que nos indican que un encuestado debe ser: *MAR* Y LOS PINOS O <09:00 Y <4300
5. Filtro Avanzado
   • Para aplicar el filtro en la Barra de Menú elegimos Datos – Filtros – Filtros Avanzados.
6. Filtro Avanzado
   • Lo siguiente a configurar es el rango de la lista que manejaremos
7. Filtro Avanzado
   • Lo siguiente a configurar es el rango de los criterios que se tendrán en cuenta para el filtro que manejaremos
8. Filtro Avanzado
   • El resultado a éste filtro sería el siguiente:
   • Los nombres de las filas que han sido filtradas cambian de color a azul , además podemos darnos cuenta que los números no son consecutivos por lo que nos podemos dar cuenta de que hay filas ocultas(se ocultan aquellas que no cumplen con los criterios). Si quisiéramos mostrar nuevamente todas las filas nos iríamos al menú Datos – Filtro– Mostrar Todos.